El maravilloso arte de delegar

Todos hemos pasado en algún momento por alguno de estos dos escenarios:

Se nos encarga realizar una presentación para algún comité o cliente. Uno arma su presentación y al llegar a revisarla con el jefe, nos señala un incontable número de cambios a incluir. Pareciese que pasamos más tiempo “ajustando” a que le guste al jefe, a lo que en realidad dedicamos a armar nuestra presentación.

Le pedimos a algún miembro del capital humano de nuestra empresa que nos ayude a realizar una maqueta de un nuevo producto o página web. Cuando llegamos a ver el resultado final, nos damos cuenta que no hizo nada de lo que le habíamos comentado. Esto se traduce en pasar más tiempo ajustando: El cliente desesperado por ver la propuesta y el jefe histérico porque no se cumplió con la fecha de entrega acordada. Todo porque no nos entendieron lo que necesitábamos.

Delegar una tarea es una estrategia para administrar el tiempo. Aunque es muy común su uso, esto es algo anti-natural: estamos convencidos de que nadie podría hacer mejor el trabajo que nosotros y por ello, pedir el apoyo de alguien para completar una tarea se convierte en un dolor de cabeza. Aunado a esto, delegar implica una de las prácticas más importantes como seres humanos: la comunicación clara y entendida. Y -seamos honestos- hay veces en la que no somos claros comunicándonos. Yo he estado en ambos escenarios: tanto en el que se me pide hacer algo, como en el que encargo hacer algo y les confieso que he tenido éxitos y fracasos.

Delegar, como cualquier otra habilidad, se aprende con la práctica. Y, según lo he aprendido: No todo se debe delegar. Un ejemplo de lo que no debe delegarse, en mi percepción, son las presentaciones o keynotes. Esta actividad corresponde a mapas mentales de la persona que la desarrolló: No todos vemos lo mismo, aunque estemos mirando el mismo cuadro: nuestra experiencia, formación y conocimientos hacen que interpretemos diferente una misma situación.

Estas experiencias, un par de artículos que leí y un buen rato de reflexión me permitió desarrollar estos 10 puntos que me han permitido cumplir en mayor grado las expectativas de los asuntos que me hacen responsable y, por el otro lado, cuando le pido a alguien que me apoye con algunas tareas. Espero que les sean útiles.

1. ¿Puedo hacerlo yo… o debe hacerlo alguien más?

¿Estoy delegando por que quiero ahorrar tiempo o por que puede hacerlo alguien más? Esta pregunta es clave: Si usted quiere ahorrar tiempo, evalúelo dos veces. Es muy probable que ese tiempo que usted piensa que tendrá “extra”, podría terminar usándolo para realizar revisiones y correcciones (en caso de que no se obtuviera lo que solicitó). Delegar también implica dar las tareas especializadas a las personas que tienen una formación especial y específica: El diseño de una página web o de un logotipo -si usted es ingeniero en comunicaciones o adminsitrador- definitivamente deberá ser encargado al especialista.

2. Clarifique las expectativas.

¿Qué necesita hacerse? ¿Por qué es importante hacerse? ¿A qué objetivos de la empresa apoya?. Si usted recibe la instrucción es muy importante que siempre clarifique qué es lo que quieren que haga. Si usted es quien está  dando la instrucción, no dude en dejar en claro lo que quiere que sea hecho.

3. Comente los detalles importantes.

Cuando nos asignan una tarea, estamos haciendo una interpretación de lo que están tratando de comunicarnos. Toda comunicación incluye “ruido”. Este ruido podría ser factor trascendental para completar equivocadamente una asignación. Cuando le encarguen una tarea, pregunte cuáles detalles son importantes para incluir o cuáles evitar a fin de que se entregue algo adecuado.

4. Apóyese en interpretaciones gráficas para saber si se comprendió el encargo, de ser posible.

Utilice esquemas, mapas mentales, dibujos, bocetos, gráficas, etc., para que usted y la persona que le está solicitando apoyo (o a la que le está pidiendo apoyo), estén en la misma sintonía. Recuerde que las personas interpretan de manera diferente las abstracciones de las palabras y un apoyo visual siempre es más útil para comprender, que si usted emplea mil palabras.

5. Establezca “puntos de control” (check-points)

Cuando mi jefe me encarga alguna tarea, generalmente inicio mi trabajo y le presento un avance, para saber si estamos en el mismo canal del desarrollo de la idea o si es adecuada el esfuerzo que estoy realizando. Así mismo, uno puede establecer “puntos de control” en los que puede vislumbrar si las instrucciones fueron entendidas. Si usted le encarga a alguien el desarrollo de un logotipo (por ejemplo), pídale que el primer “check-point” sean los borradores a lápiz. Así no habrá necesidad de que el diseñador tenga que modificar todo desde el programa de diseño.

Existe un dicho que reza: “Orden dada, que no es supervisada, se la lleva la chingada*.” Determinar puntos claros donde se supervisa el avance, así como los tiempos para hacerlo, le ayudará a controlar el avance y saber si lo que están desarrollando es adecuado, sin la necesidad de micro-administrar.

6. Se delegan los resultados, no el proceso.

Dígale usted al diseñador cómo debe iniciar el dibujo, luego cómo debe colorear las figuras, luego cómo debe acomodar las piezas. O bien: dígale al project manager cómo debe escribir cada rubro de su WBS o cómo debe establecer cada llamada que tenga con los stakeholders. No se enfoque en el cómo hacerlo. Delegar implica que está enfocado en obtener un resultado. Si usted se empeña en decirle a su equipo cómo debe hacerlo, resultará que merma el proceso de aprendizaje y de creatividad. En este caso si necesita que la tarea se realice con cierto procedimiento o bajo ciertas reglas, considere el punto 1 y el punto 6 de esta lista.

7. Delega actividades, no responsabilidades.

Si usted le encarga a una persona un trabajo y este no lo completa, no eche la culpa  a esta persona. Usted es el responsable de ese trabajo. Usted es el responsable por no haber seleccionado adecuadamente a la persona que debía apoyarle.

8. Define el rol de la persona que delega.

Si tú eres el que delega la tarea, define cuánto soporte darás a la persona que la realizará. ¿Vas a dar más instrucciones más adelante?, ¿pueden tomar decisiones sin consultarte? ¿pueden resolver los problemas que surjan? ¿deberán consultarte en ciertos casos?. La definición clara de este rol ayudará a establecer el nivel de libertad que tendrá la persona que está apoyándote. Si por el contrario, fueras tú el que recibe el encargo, establece con tu jefe si puedes tomar decisiones o debes consultarlo, o si te dará más instrucciones adelante.

9. Hable honestamente sobre las consecuencias.

La tarea puede o no ser cumplida. Por lo cual es importante saber cuál es la trascendencia de saber qué pasa si tiene éxito y qué pasa si no se alcanza el objetivo. Comente qué consecuencias habrá para el equipo o la empresa de lograrse o no conseguirse la tarea. Esto permitirá saber la trascendencia del encargo, y hacer sentir al responsable parte de una tarea mayor. Cuando trabajaba en una institución de evaluación, a mi equipo de trabajo les decía: “No estamos construyendo un sistema para el área administrativa, estamos construyendo una solución que permitirá que los expertos en evaluación sean contratados y mejoren la educación del país”. Construimos catedrales, no paredes.

10. Confíe en su gente.

Delegar implica un grado de confianza en las habilidades y conocimientos de los miembros del equipo. Identifique cuáles habilidades tiene cada uno de su equipo y explótelas. Sun Tzu en su libro “El arte de la guerra” dice: “al que sabe rezar, ponlo a rezar. Al que sabe pelear, ponlo en la batalla”.

Espero sus comentarios.

* Expresión mexicana que denota que es una pérdida de tiempo o que no se entrega el resultado esperado