La Vocación de Tlacuilo

El maravilloso arte de no estar disponible… y ganar tiempo.

Posted in Administrar el tiempo, Negocios y vida by charlsmalagon on noviembre 9, 2010

El sitio de Time Manager Ninja es uno de mis favoritos. Publican información muy útil, sus ideas son sencillas, e interesantes, y uno se encuentra reflejado en algunas de sus entradas. Una de las entradas que más me ha gustado se llama “Don’t Knock Twice” y me ha inspirado para reflexionar sobre la importancia del tiempo que dedicamos a estar comunicados. La reflexión la puse en esta entrada de blog y espero que la encuentren interesante.

Rápido.

La comunicación actualmente es instantánea: Un clic. Número celular. Un tweet. Un msn.  Un SMS. Encontrar o ponerse en contacto con alguien es cuestión de segundos. Encuentro, sin embargo, una gran amenaza para la productividad. Esta “instantaneidad” en la comunicación es un ladrón de tiempo, sobre todo, cuando contamos con un acceso a internet rápido, como es el caso de la mayoría de las oficinas (excepto la mía, pero ya habrá tiempo para quejarse de ella en otra ocasión).

Es maravilloso poder contar a tus amigos lo que hiciste el fin de semana y que, inmediatamente, escriban un comentario a la foto que acabas de publicar en Facebook o echar una leída a los TimeLines de las personas que seguimos en Twitter. La tecnología nos ha puesto a la disponibilidad de todos los que quieran encontrarnos, pero, ¿Qué sucede cuando estamos en el trabajo y alguno de nuestros contactos intenta localizarnos por cualquiera de estos innumerables medios existentes, aunque nosotros estemos ocupados? Nos localiza. Nos marcan en medio de una junta u otra llamada. Nos envía correos o Mensajes de celular o por medio del Ping o cuales quiera de las “puertas” que hemos dejado disponibles para ser localizados. ¿Es necesario contar con tantos medios de comunicación? ¿es necesario estar siempre disponible? Es ahí donde inicia la reflexión del día y sobre el maravilloso arte de no estar disponible… y ganar tiempo.

“Ladrón de tiempo” contra “no estar disponible”.

Existen actividades que requieren de nuestra total atención y una distracción puede implicar una gran sobrecarga de re-trabajo. Hacer las cosas bien, a la primera, no es sencillo, uno requiere de estar con todos los sentidos enfocados a obtener un buen resultado. En nuestras computadoras, he notado que tenemos el messenger abierto (en las que lo permiten), tenemos twitter (con alguna de las aplicaciones que nos permiten enterarnos en todo momento las actualizaciones y que nos avisa por medio de un sonido), tenemos facebook y su servicio de mensajería. Tenemos el teléfono tradicional, el correo electrónico y, por supuesto, nuestro celular de última tecnología que nos permite revisar todo lo anterior, en la palma de nuestra mano. ¿Cómo es posible, entonces, que podamos concentrarnos teniendo tantos medios de comunicación disponibles y activos? ¿Cómo es posible que podamos administrar tantas comunicaciones teniendo tantas cosas que hacer?. Estoy convencido de que las personas “multitareas” que son eficientes son muy pocas. Generalmente, las personas que les gusta hacer varias cosas al mismo tiempo son menos efectivas y requieren más re-trabajo para completar una tarea (y hablo considerando a las personas que han trabajado conmigo o que han formado parte de mi equipo de trabajo).

¡Estamos vulnerable ante los feroces ataques de la gente que requiere comunicarse con nosotros! Y nosotros les abrimos cada vez más puertas para que nos comuniquen.

Puerta mostrada, puerta que será tocada.

Mi caso es este: uso mesenger, twitter, correo electrónico, teléfono fijo, teléfono celular y SMS. En este caso tengo 6 canales de comunicación. Si consideramos que por cada servicio tengo 5 personas con las que me comunico continuamente por estos medios, tengo, al menos, 30 opciones de puertas que son tocadas… a diario. Algunos (los más insistentes) me incluyen en dos o tres de esas puertas. Un buen día, una persona trataba de localizarme. Me marcó como 25 veces, me mandó como 10 SMS, dejó como 5 mensajes de voz; me envió dos correos y creo que hasta palomas mensajeras envió. En ninguno de los casos atendí. Me encontraba en una reunión definiendo una nueva estrategia y poder cerrar un contrato. Obviamente, en medio de la discusión con el cliente, no iba a sacar mi celular y atender el tema que, si bien era importante, no era trascendental para mí en ese instante. Mis energías debían estar centradas en la negociación y no en atender las puertas que llamaban. De las 6 puertas que tengo en mi comunicación, 4 fueron tocadas. Dicen en mi pueblo que: “al buen entendedor, pocas palabras”, y en este caso aplicaría en la siguiente redacción: “Si no te contesté las primeras 2 llamadas y el segundo SMS, ¿qué te hace pensar que te contestaré a la tercera llamada? Y el mensaje entre líneas es muy claro: NO ESTOY DISPONIBLE.

No estoy disponible.

Se que ustedes dirán: “A lo mejor tu trabajo te permite tomarte esas atribuciones, pero yo dependo de que me confirmen cuestiones por teléfono”. Lo entiendo y estoy de acuerdo, pero, ¿Cuantas de las llamadas que reciben al día son realmente “super-trascendentales” como para que se considere que si no las contestas el mundo podría caerse a pedazos?. No me respondan: medítenlo. Hace un rato, mientras estaba en una reunión, una persona me marcó. No contesté el teléfono. Cuando le envié un mensaje para saber si podía ayudarle en algo o si pasaba algo, me contestó: “Te marqué porque quería molestarte y hacerte una broma”.

Dígame, honestamente: ¿Necesita tener encendido todo el día el mensajero?. Estoy seguro que si usted está en un proyecto en el que necesita estar en contacto con gente que está en otro continente, lo usará como una buena herramienta. Uno de mis jefes, recientemente se fue a Bruselas a coordinar un proyecto. Únicamente nos pusimos en comunicación 2 veces por este medio en los 3 meses que estuvo por allá. Estoy seguro que si él o yo hubiéramos tenido una urgencia, nos hubiéramos enviado un correo o, si fuera de vida-o-muerte, me hubiera marcado. No sucedió. ¿Necesitamos todo el día Twitter? ¿Facebook?

Mi jefe me comentó hace poco que leyó sobre unas estadísticas y que entre los mayores robadores de tiempo que hay en las oficinas son las redes sociales.

Eliminar las puertas ayuda a tener más tiempo para trabajar.

Es impresionante la cantidad de tiempo que uno puede navegar por páginas, pasando de un tema a otro. También se puede pasar mucho tiempo conversando con personas por chat o ver un sinnúmero de fotos por Facebook. Esto toma tiempo. Tiempo que probablemente deberías estar empleando en otras cosas más importantes o trascendentales para su trabajo. Yo he tomado algunas acciones a fin de eliminar las puertas y se las comparto a fin de que me den sus comentarios o me apoyen con algunas que ustedes hayan desarrollado.

  1. Uso el MSN al mínimo. Todas las mañanas llego y saludo a todos mis contactos que están en línea. Esta es una costumbre mía y lo hago para establecer un pequeño diálogo o enterarme de cosas importantes del día anterior o para charlar un rato con mis amigos. Dedico unos 30 minutos para esto y posteriormente, cierro mi sesión. La gente de la oficina que necesita comunicarme algo, me envía un mail o me llama, si es más urgente.
  2. Leo mi Twitter 5 veces al día. Antes utilizaba la herramienta llamada TweetDeck, pero ahora prefiero usar la herramienta “Twitter”. Hice el cambio porque en la primera, cada que había una actualización de cualquier persona, emitía una alerta y eso me distraía de lo que estaba haciendo. Ahora reviso twitter cuando voy rumbo a la oficina, al medio día, después de comer, al salir de la oficina y por las noches.
  3. Utilizo los favoritos de twitter para marcar las ligas interesantes que alguien comparte. Esto lo hago para no perder esa información que me llama la atención y para poder leerlo con calma cuando me doy el tiempo para navegar y revisar mis fuentes RSS.
  4. Evito contestar el celular en medio de reuniones o en medio de un “pomodoro”. El celular se ha convertido en un arma de dos filos, aunque me permite estar en contacto con mis clientes y/o con la gente de la empresa con la que trabajo, también puede ser un peligro contestar a todas las llamadas porque… bueno, no todas ellas son importantes.
  5. Evito usar Facebook en la oficina (y ahora ya casi no lo uso ni en casa).
  6. Dejo recado en la contestadora del celular, cuando no me contestan. Cuando intento localizar a alguien en su celular y no me contesta, asumo que está ocupado, por ello, dejo el mensaje en su celular de manera que pueda saber el asunto que tenía que tratar y saber la importancia del asunto que tengo. De la misma forma, esperaría que todos los que me marcan pudieran dejar recado (aunque muy pocos lo hacen).
  7. Trabajo bajo el esquema de “pomodoros”. Esta técnica de trabajo inventada por un italiano, permite que la concentración de una persona sea total en un tiempo de 25 minutos.
  8. Contacto a mis amigos por medio de un SMS para saber si están ocupados, si no contestan es porque en realidad están ocupados.

No tengan miedo en ir cerrando las puertas y disminuir los “sutiles robos de tiempo” que éstos les generan: estoy seguro que si logran disminuir esas pequeñas interrupciones terminarán sus pendientes a tiempo, podrán salir a tiempo de sus oficinas y podrán reunirse con sus amigos o familia a compartir una rica cena. (:

Espero sus comentarios.

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4 comentarios

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  1. Angie de la Vega said, on noviembre 9, 2010 at 9:58 pm

    Estimado Charls:

    Muchas gracias por este post. Me has dejado muy reflexiva… yo tengo casi todas las puertas disponibles y es cierto ¡a veces es una locura!
    Algunas no puedo cerrarlas por exigencias laborales, pero creo que podría moderar un poco su uso.
    Déjeme comentarle, aunque ya lo había hecho en privado, que su costumbre de saludar todos los días por MSN me parece fantástica. Pocos se toman ese tiempo, así que le he robado la costumbre y ahora saludo a algunos cuates que me encuentro en línea por la mañana.
    Por otro lado, me encanta la sugerencia de marcar los links favoritos en twitter… creo que también me permitiré robarle la idea.
    Le agradezco mucho sus aportaciones, reciba un abrazo!

    • charlsmalagon said, on diciembre 14, 2010 at 5:18 pm

      ¡Angie!
      Que bueno que está encontrando útiles estas sugerencias. Siempre es un placer leerle y encontrarme con esta retroalimentación.
      Al respecto de su cuenta de msn: ¿Qué tan viable considera que podría crear una cuenta “laboral” y otra “personal”. Aunque en realidad prefiero que todas las cuentas estén en una, podría ayudarle a enfocarse más en sus tareas.

      Saludos
      Charls

  2. […] poco hablé  sobre no estar disponible y ganar tiempo para trabajar. En ese artículo mencioné las “puertas abiertas de comunicación” que manejamos en […]

  3. […] electrónico-, me centro en realizar esas tareas que ya marqué para realizar ese día. Es como no estar  disponible, para poder avanzar en mis tareas. El truco está en darte una hora y media o dos, antes de abrir […]


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