La Vocación de Tlacuilo

¿Por qué planear? (Segunda parte)

Posted in Consultoría y Proyectos by charlsmalagon on marzo 15, 2011

La semana pasada publiqué la primera parte de ¿Por qué planear? y señalamos que había varios factores importantes a considerar para hacer nuestros planes completos. (Los invito a leer la primera parte. Acá podrán hacerlo).

Una forma de completar nuestros planes implican ponerse la “gorra” de que todo va a salir mal e identificarlas, a fin de establecer acciones que pudieran disminuir o evitar aquellos eventos que pudieran afectarnos.

La práctica hace al maestro.
A lo largo de algunos años en los que he dirigido o participado en proyectos, he podido observar que ponerse la cachucha “negativa” ha ayudado identificar esas actividades “peligrosas“. La planeación debe verse como un escenario que nos plantea qué actividades deben realizarse bajo ciertas constantes, pero debemos siempre estar listos a que se presente el peor escenario para poder solucionarlo, en otras palabras, a que esas constantes cambien.

Y, entonces, ¿Por qué SÍ planear?
Un buen plan, nos indica hacia donde nos dirigimos. Nos señala las brechas que hay que eliminar. Los puentes que hay que construir, en qué momentos debemos hacerlo y quién debe hacerlos. También nos señalan cuál es el tiempo en el que los clientes, jefes o empleados podrían participar o comenzar a recibir resultados. Nuestro plan no estará completo si no consideramos que existen eventos que podrían ser “catastróficos” y destruir nuestras horas de planeación. En el ambiente de los proyectos y la consultoría se dice que por cada hora que se dedica a hacer el plan a un buen grado de detalle, se eliminan al menos 4 días de re-trabajo (y los costos asociados).

A continuación anoto una serie de recomendaciones que podrían beneficiar su planeación. Siéntanse libres de completar con alguna que les haya funcionado en el área de comentarios.

  1. Defina lo que debe hacerse y lo que NO debe hacerse: Aunque ustedes no lo crean, es importante definir qué sí debe hacerse y que no, y, en caso de que fuera muy complejo o largo, dividirlo en fases. Cuando uno establece claramente los límites de nuestro trabajo, es más fácil saber cuando habremos completado nuestro trabajo.
  2. Confirme lo que NO debe hacerse: Si: Básico; pero no realizado tanto como se esperara, decirle al cliente: “Esto no lo vamos a hacer” o como se dice por esto rumbos “eso está fuera del alcance”, permite que el cliente tenga claridad de hasta donde está llegando lo que están acordando y, si fuera el caso, re-negociarlo.
  3. Realice su planeación y, luego, use su gorra pesimista. Haga su planeación y vuelva a leerlo con un enfoque de que todo podría salir mal. Encontrará un montón de cosas y es conveniente irlas registrando y comunicarlas para que las actividades que usted proponga, sean consideradas parte del plan y todos entiendan porque se están considerando.
  4. Aprenda de los riesgos que le han afectado en otros tiempos. En uno de los proyectos en los que participé como consultor de procesos, el Gerente de Proyectos consideraba que para recibir el visto bueno un documento de control que era necesario para continuar con otra fase de trabajo estaría listo en 1 día. En las dos fases que tuvimos que participar, este documento se tardaron en revisarlo 1 semana. En el proyecto en el que actualmente estoy participando, los tiempos “estándar” de revisión de un documento de este tipo dura 1 semana y hemos tenido buenos resultados para evitar los retrasos.
  5. Comunique cuando vea un riesgo aproximarse. Igual que cuando uno nota que las nubes empiezan a oscurecer el cielo con amenaza de lluvia e informa a sus amigos y familiares que sería buena idea cargar su paraguas, así mismo usted debe hacer lo que sea necesario para informar los escollos que se muestran amenazantes en la marea.

¿Se les ocurre alguna otra forma de completar su planeación y, Sí planear?

NOTA 1: No todos los riesgos tienen impacto negativo en los proyectos. Retomemos el ejemplo de las fotocopias: El dueño o el encargado de la fotocopiadora, al darse cuenta de la manifestación que se estaba formando y la posible afectación a la entrega de sus copias, decide reforzar esfuerzos y entregárselo 1 hora antes, beneficiándole a su equipo la construcción de carpetas y enviarlo a su cliente.

NOTA 2: En la metodología formal de la gestión de proyectos que propone el PMI (Instituto de Planeación de Proyectos), se recomienda llevar un “registro de riesgos”. Aunque es un tema que tengo interés en comentar más adelante con más calma, tengo un template que quiero compartir con ustedes. Para poder hacerlo, necesitaría que me regalaran un comentario y a vuelta de correo lo haré llegar. De antemano, gracias por su interés y nos leemos la siguiente semana.

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