La Vocación de Tlacuilo

¿Una firma es suficiente?

Posted in Administrar el tiempo, Consultoría y Proyectos, Negocios y vida by charlsmalagon on julio 25, 2011

Dentro de las actividades diarias es común encontrar que las personas imprimen y solicitan la firma de documentos. Esta práctica es para asegurar que la persona ha leído el documento y ha entendido la responsabilidad de lo que está aceptando al emitir dicha firma. Por otro lado sirve para que “respaldarse” de cierta información que podría ser sensible. Pero, ¿sucede en la realidad?.
Pocas personas leen los documentos que firman y principalmente se debe a la carga de trabajo y pendientes que tienen en su bandeja de entrada. La consecuencia: Retrabajo (en el mejor de los casos) y “caos” en el peor. Firmar algo por firmar puede traernos muchas consecuencias, jurídicas, laborales o personales. Esta es una tarea más de los miles que tienes en tu bandeja de entrada y estás convirtiéndote en el “cuello de botella” para cerrar ese tema.

¿Qué debes hacer?

1) No firmar sin estar enterado de las consecuencias/implicaciones que tiene el documento. Cuando iniciaba en esto de los proyectos una vez firmé un documento que comprometía al proyecto a varios aspectos que no estaban dentro del alcance. Afortunadamente antes de regresarlo lo pasé a mi director el cual me dijo al entrar a su oficina: “¿Acaso usted tiene la mano ligera? Acaba de firmar algo a lo que no podemos comprometernos.” Lección aprendida.
2) Como una tarea más, debe procesarse como todas las otras. Esto significa que deberá dedicar varios minutos (en mi caso “pomodoros”) para leerlo y asegurarse de la conveniencia de firmar el texto.
3) Solicite el tiempo que consideres que te llevará revisarlo. Al igual que cuando hacemos una cita,al momento que te dicen cuándo debes entregarlo es el momento adecuado para negociar la fecha de entrega. Sólo tú conoces tus capacidades y tus responsabilidades y puedes establecer claramente el tiempo para hacer una buena revisión.
4) Utilizar un par de horas el fin de semana. Lo se: El fin de semana es sagrado y no deberá mezclarse con el trabajo, sin embargo cuando se trata de revisar información importante o muy extensa considero que un par de horas establecidas podrán ayudar a que realices la eliminación de ese pendiente.
5) Los resúmenes no funcionan. Aunque es muy tentador, las personas no deberán solicitar un resumen del documento ya que hay elementos que podrían perderse al realizar la síntesis y que podrían afectar a su empresa o trabajo.

¿Ustedes han firmado sin leer algún documento? ¿les ha impactado de alguna forma? Saludos y gracias por sus comentarios.

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