La Vocación de Tlacuilo

Guía para sobrevivir al correo electrónico (parte 1)

Posted in Consultoría y Proyectos by charlsmalagon on agosto 8, 2011

¿Cuántos correos tienes en tu inbox sin leer? ¿Cómo sabes cuáles son útiles y cuales no? ¿Cómo identificas cuáles implican que hagas algo o que es sólo de referencia? Este es uno de los misterios que trataremos de develar hoy a través de esta “guía para sobrevivir al correo electrónico”.

En estos tiempos donde todo está en línea, todo está disponible a través de las redes sociales o los dispositivos móviles el problema ya no es la falta de información, es la “sobre” información lo que nos está comenzando a afectar. Usted es un ejecutivo que recibe al menos unos 40 correos al día. Sin duda esos correos comienzan a ser un problema cuando, por todas las juntas, sesiones de trabajo y por atender otros proyectos, no puede realizar la revisión tan seguido como quisiera y se comienzan a acumular. Cuando uno menos lo nota, los correos sin leer han llegado a convertirse en un ecosistema independiente y comienza a ser un “problema”. No solo para darle seguimiento o atención, sino para poder encontrar dentro de ese universo la información que necesitas en el momento que la requieres. Caos. Retrabajo. Desgaste. Estrés. Eso me sucedió algún tiempo y se de primera mano que se sufre mucho. Afortunadamente, algunos se han aventurado a documentar algunas mejores prácticas para manejar esa inhumana cantidad de trabajo que se va acumulando en el inbox de nuestro correo. Las prácticas que estoy por comentarles están basadas en la metodología de #GTD y del #Correo Zero, y espero que sean de utilidad. Así mismo, espero que aporten sus comentarios y las prácticas que han adoptado para acabar con el monstruo de las mil cabezas en forma de e-mail. Sin más, vamos con los primeros 5 puntos de cómo sobrevivir al correo electrónico:

1. El “Inbox” siempre debe estar en “cero”. La “bandeja de entrada” o “inbox” es el lugar donde llegan nuestros correos. Ahí llega TODA la información (la que sí es útil, la de referencia, la que se usa para controlar avance, el infaltable spam, etc). Esta carpeta nos permite visualizar el universo de cosas que hay que “procesar”. El objetivo es que esta carpeta siempre este en “cero”, es decir, que no haya ningún correo. Estoy seguro que están pensando: “¿la carpeta está en cero? ¡Eso es imposible!, pero les aseguro que llegará un día en el que será posible. Yo mismo lo he logrado a través de varias semanas de dedicación… y funciona bastante bien.

2. Procesar los correos: Según la metodología de #GTD (Getting Things Done) todos la información que tenemos en nuestro inbox es necesario procesarla. Y existen 3 formas de hacerlo:

3. Eliminando el correo basura o spam: Lo primero que debemos preguntarnos al ver un correo debe ser: “¿Este correo me dice que haga algo? ¿Me servirá de referencia para algo futuro? ¿Es información que podría requerir en el futuro? Si la respuesta a todas estas preguntas es “NO”, el siguiente paso a realizar es el de utilizar la tecla “Borrar”.

4. Almacenando los correos de consulta. Mucha de la información que recibimos no necesariamente implica que hagamos algo, más bien caen en la categoría “es de referencia”. Cuando encontramos un correo que responde con a la pregunta: “¿Podría serme útil en el futuro y no requiero hacer nada?, se trata de algo que debemos respaldar. Este tipo de correos, aunque la tentación de borrarlos es mucha, convienen almacenarse en “carpetas específicas”. Estas carpetas específicas las podemos crear dentro de Outlook, Thunderbird o Mail. Inclusive en Gmail y Hotmail es posible generar carpetas con este fin. Hay varios temas principales que usted identificará conforme quiera clasificar la información de referencia. Yo recomiendo: “Adminsitrativo”, “RH”, “Stuff/Leisure”, “proyecto 1”, “Proyecto 2”, “amigos”, “negocios”, etc. Es importante que usted vaya ajustando las carpetas de los diversos temas como crea que le será más sencillo localizar la información que ha recibido. En mi actual trabajo llevamos 3 subproyectos al mismo tiempo y para darle gestión a esos correos he creado una carpeta para cada track; también tengo una para almacenar las solicitudes de ingreso al sitio de colaboración; otra carpeta para almacenar la información que envía el Project Manager de nuestro cliente y otra para los comunicados oficiales del proyecto… Creo que ya con eso han entendido mi punto de las carpetas específicas.

5. Los correos del jefe/ los del colaborador clave. Es ámpliamente recomendable que genere una carpeta específica para los comunicados del jefe. También una para cada cliente o colaborador clave. Esta carpeta le permitirá tener a la mano todos aquellos comunicados informativos que, más tarde que temprano, nos solicitarán una copia. Esta carpeta únicamente deberá tener aquellos correos que NO REQUIEREN ALGUNA ACCIÓN DE NUESTRA PARTE. Pero, ¿qué pasa con aquellos correos que requieren que hagamos algo?, en la segunda parte de esta guía encontrará la respuesta.

Hasta la próxima.

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2 comentarios

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  1. […] La primera parte la puedes consultar aquí. […]

  2. […] para poder avanzar en mis tareas. El truco está en darte una hora y media o dos, antes de abrir el correo o empezar a atender […]


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