La Vocación de Tlacuilo

Guía para sobrevivir al correo electrónico (parte 2)

Posted in Consultoría y Proyectos by charlsmalagon on agosto 15, 2011

Esta es la segunda parte de la Guía para sobrevivir  al correo electrónico.

La primera parte la puedes consultar aquí.

6. Carpetas especiales: “Pendientes” y “En espera”. Los correos que debemos tener muy presentes son aquellos que demandan que hagamos algo o que estamos esperando respuesta para continuar con nuestro trabajo. He ahí donde está el trabajo que hay que realizar. Cuando uno recibe un correo y se pregunta “¿Debo hacer algo?” y la respuesta es SI, hay que enviarlo a una carpeta especial que llamaremos “@Pendientes”. Nótese que utilizo una aroba (@) antes del nombre. Este símbolo nos permitirá que la carpeta se coloque al principio de todas las que tenemos de referencia y podremos localizarla mucho más sencillo. Es importante que, al realizar la revisión de los correos, no debemos lanzarnos a dar respuesta: “PRIMERO DEBEMOS PONERLOS EN LA CARPETA DE PENDIENTES”, ya que en este momento no nos estamos enfocando en “atender”, sino en organizar lo que tenemos pendiente. Si al revisar los mails encontramos algo que podemos resolver en menos de 2 minutos, puedes realizarlo en ese instante. Todo asunto que ha sido resuelto, deberá pasar a la carpeta de almacenaje que corresponda, pero sólo si requiere un esfuerzo de menos de 2 minutos.
Cuando encontramos un correo que implica la retroalimentación de alguien más o una información extra, debemos colocarlo en una carpeta a la que llamaremos “@En Espera”.

7. Correo Zero. Cuando la bandeja de entrada está en cero, es el momento de realizar la revisión de la carpeta @Pendientes y evaluar las cosas que son importantes y las que son urgentes.

8. Revisión de correo. Parte de la filosofía del CorreoZero implica que uno no debe estar revisando sus correos cada 2 minutos porque nos puede distraer de lo que estamos haciendo (Ver mi post de “intenta jugar hockey y hablar por móvil… si es que puedes“). En mi caso, reviso mis correos “hasta” el medio día, después de la comida y 1 hora antes de salir de la oficina. Esto permite que te concentres en las cosas que debes hacer. Ya estoy escuchándote preguntar: “Y si llega algo muy urgente, ¿cómo me voy a enterar?”. La respuesta es muy sencilla: A la persona que le urge te va a marcar por teléfono o va a ir hasta tu lugar a decirte: “Surgió algo mega urgente, te mandé un correo que dice… bla bla bla”.

9. Respaldo. Una buena práctica es realizar el respaldo de tus correos al menos una vez al mes. Hay quienes hacen su respaldo semanalmente, pero yo considero que una vez al mes es buena práctica. También es importante que de manera periódica respaldes y elimines de tu correo aquellos correos de proyectos que ya han terminado o que ya tienen un par de años en tu computadora.

10. Elimine la opción de “autoalmacenar”. Outlook tiene una opción en la que de manera automática guarda en una carpeta los archivos “viejos”. Mi sugerencia es que no dejes que la máquina realice esa función, ya que con la distribución de carpetas que has construído tendrás a la mano todo lo que es útil. Si dejas que lo almacene, tendrás que realizar varios pasos extra para encontrar la información que necesitas.

¿Algún otro tip que se les ocurra para manejar sus correos que creen que valga la pena compartirse?

Gracias por su lectura.

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Una respuesta

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  1. […] DE NUESTRA PARTE. Pero, ¿qué pasa con aquellos correos que requieren que hagamos algo?, en la segunda parte de esta guía encontrará la […]


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