La Vocación de Tlacuilo

El poder (oculto) de 25 minutos

Posted in Consultoría y Proyectos by charlsmalagon on agosto 24, 2011

¿Cómo hacen para resolver todos esos asuntos importantes y urgentes cuando se tienen tantos distractores apareciendo a nuestro alrededor? ¿Cómo hacen para redactar ese delicado mail para informar los cambios de alcance o un riesgo que debe atenderse inmediatamente? A mi parecer hay 2 factores que son necesarios para hacer esas tareas delicadas: concentración y tiempo. Estos tiempos nos es prácticamente imposible tener las 2 cosas… y mucho menos en la oficina. En nuestro lugar de trabajo suena el teléfono, la ventan del mensajero enciende y apaga -informándonos que alguien nos está escribiendo-, alertas de correos entrantes, sms, twitter, Facebook; no se diga de las reuniones y cuando tu jefe te llama para consultarte algo, así como un largo etcétera que ustedes saben bien. Esta situación me llevó a pensar en cómo puede, en medio de tanto caos, darse uno tiempo, concentración y espacio para cumplir con nuestras encomiendas de una forma que no enloquezcamos en medio de tanto estrés y me encontré que la respuesta está en el poder oculto de 25 minutos.

Hace aproximadamente un año comencé a utilizar la técnica del pomodoro. Independientemente de lo interesante que es la técnica (pueden consultar esta liga, donde encontrarán detalles al respecto) considero que lo que más me ha aportado esta técnica es el aprender que debo concentrarme. Enfocarme en una cosa. Enfocarme en resolver esa tarea para continuar con la cantidad inmensa de pendientes. Lo importante que es enfocarse en una sola cosa. Ya en otra ocasión les hablé sobre lo importante que es mantener la mayor cantidad de distractores alejados de nuestra mente (ver entrada: juega hockey y habla por móvil… si es que puedes) ahora les contaré sobre la importancia de concentrarse y es ahí donde el pomodoro nos ayudará.

Pomodoro.
Un pomodoro son 25 minutos que debemos dedicar -en medida de lo posible- a completar la tarea o tareas que nos propongamos. Es un tiempo en el que dedicaremos todo nuestro esfuerzo y nuestra concentración para terminar una tarea. Se que para los que somos dispersos es un martirio, pero al decirle a nuestra mente: “concéntrate durante estos minutos“, comenzará a dar resultados muy rápido. En el tiempo que he utilizado el pomodoro he encontrado que me ha dado varios beneficios: puedo identificar claramente cuanto tiempo requiero para realizar ciertas tareas, puedo cerrar pendientes grandes en menos tiempo, estoy más concentrado y puedo irme a casa cada día sabiendo que eliminé a varias tareas que requería importanes. Debo aclarar que no utilizo esta técnica al pie de la letra como lo sugiere su autor pero aún así me ha resultado bastante útil, sobre todo, con los ajustes que hice, me ha resultado muy práctico.

Acá les dejo los 10 consejos de este aspirante a Tlacuilo para que comiencen a aplicar la técnica del pomodoro y descubran el poder de los 25 minutos.

1) Las tareas para hoy. Todos los días debes realizar una lista de las cosas INDISPENSABLES que hoy debes completar. Pueden ser cosas que debes entregar o cosas que sientes que te harán sentir feliz de haberlas completado. ¡Hazle caso a tu instinto!

2) Consigue un “pomodoro”. Hay en la red varias opciones para usar los pomodoros. Hay aplicaciones para el teléfono y también las hay aquellas que utilizas directamente desde un navegador web (si lo buscas en google encontrarás una gran cantidad de opciones). Yo prefiero este, que es sencillo de usar y me señala claramente cuando se acabaron los 25/5 minutos, funciona para Mac  y Win y es gratis.

3) Define una tarea específica a realizar en el pomodoro o varias tareas pequeñas para completar en 25 minutos. Eso que decidas hacer, ¡hazlo!, no dejes que nada te distraiga: ni el celular, ni el teléfono de la oficina, ni el mensajero, ni el correo, ni nada. Esos 25 minutos son para completar el trabajo que te has propuesto y nada debe detenerte. ¡Enfócate! Si surge una tarea súper mega urgente de vida o muerte, apúntala, termina ese pomodoro y entonces comienza con la nueva tarea en el siguiente pomodoro.

4) Ten a la mano una pluma y una hoja para apuntar todo lo que llegue a tu mente. Es curioso pero, estoy seguro que mientras leías este blog te han llegado varios pensamientos a tu mente. No debes ignorarlos, ¡debes anotarlos!. En la medida en que vayas acostumbrándote a anotar esas ideas que van apareciendo, se te hará más sencillo concentrarte en lo que estás haciendo. Todo anótalo en una hoja, ya después veremos que hacer con ello, por lo pronto mantente enfocado.

5) No caigas en la tentación de contestar un mail o leer twitter. Una de las partes importantes de esta técnica es que debes estar convencido de que en esos 25 minutos realizarás tu tarea. Al principio es muy común caer en la tentación de ver “rápido” lo que hay de nuevo en la bandeja de entrada del correo, en lo que se refresca la pantalla del naavegador o en lo que se abre ese otro programa que vas a utilizar. Si se te ocurre un tweet o te acordaste de un mail que debes enviar, anótalo en tu hoja.

6) Subdivide tus tareas grandes. Si sientes que la tarea que tienes que completar tomará más de un pomodoro, entonces realiza lo siguiente: trabaja 25 minutos y descansa 5. En esos 5 minutos puedes leer tus notas y corregirlas, ir por agua o al sanitario, pero no cambies abrúptamente del trabajo que estás realizando. Es importante que te tomes esos 5 minutos de break para refrescar la mente y volver a continuar trabajando. Conforme te vayas acostumbrando, tu misma mente te señalará cuando terminan los 25 minutos.

7) Practica todos los días. Al principio es difícil y verás que pasarás mucho tiempo anotando cosas que aparecen en tu mente en tu hoja o que tal vez requieras más de un pomodoro para completar lo que creíste que sería en 25 minutos. Tal vez sí caigas en la tentación de ver twitter o de responder al celular. Está bien. Solo mantente practicando y poco a poco irás mejorando.

8) Avisa a tus jefes, colaboradores y compañeros. Comparte lo que estás intentando y diles que habrá momentos en los que no podrás atenderlos. También puedes utilizar la técnica de “dame dos minutos” que comenté en esta entrada.

9) Musicaliza tu pomodoro. Yo suelo ponerme los audífonos aún cuando la oficina está en silencio para trabajar mi pomodoro. Estoy ayuda a enfocarme en lo que estoy haciendo.

10) Identifica los tiempos adecuados para hacer pomodoros. Aunque esta técnica es muy útil, en tu trabajo hay horas específicas del día en el que no puedes utilizarlo debido a la carga de trabajo o a la necesidad (tuya o de tus jefes o subordinados) en los que te requieren. Busca en qué horario sientes que puedes darte el tiempo para trabajar esos 25 minutos que serán oro.

11) ¡Bonus! Haz valer tu tiempo. Desafortunadamente vivimos en una cultura en la que debemos estar disponibles 24X7. Si estamos disponibles todo el tiempo jamás tendremos tiempo para trabajar en lo importante, así que date valor, rechaza algunas reuniones, no contestes el teléfono y haz que tus pomodoros aporten más valor a tu trabajo.

Saludos y gracias por sus comentarios.

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Una respuesta

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  1. […] en qué debemos invertir nuestro tiempo y, de manera similar a lo que mencionamos en “el poder oculto de 25 minutos”, usted estará enfocado, trabajando con inteligencia y aprovechando su […]


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