La Vocación de Tlacuilo

¿Por qué queremos ser -mas- productivos?

Posted in Administrar el tiempo, consultoría by charlsmalagon on abril 20, 2012

¿Qué es lo que buscas cuando dices que quieres ser mas productivo? Existen una gran cantidad de blogs que se dedican a proporcionar informacion, recomendaciones y herramientas para que seas mas productivo, incluido este blog, pero, ¿A que nos referimos con eso?

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Entrevista en “Solo Personal Autorizado”

Posted in consultoría, Productividad by charlsmalagon on abril 12, 2012

Hace algunos días tuve la oportunidad de participar en el excelente podcast de “Solo Personal Autorizado”, que conduce la talentosa Angie de la Vega (a la cual pueden seguir en twitter en su cuenta @angiedelavega). En este podcast pudimos hablar sobre la importancia de planear y su impacto para el logro de las metas que nos planteamos.

Los invito a que nos escuchen en esta liga y que nos den comentarios.

Aprovecho también para invitarlos a que me acompañen en esta segunda temporada de este su blog “La vocación de Tlacuilo-Pochteca: El blog para Trabajar inteligentemente”.

¡Saludos y bienvenidos de vuelta.

De cómo 15 minutos le pueden ahorrar disgustos.

Posted in consultoría, Procesos by charlsmalagon on julio 7, 2011

Esta semana inicié con un nuevo hábito: adelantarme unos minutos a la llegada a la oficina. Implicó una serie de cambios en el proceso que tenía para iniciar el día: Preparación de ropa, preparación de alimentos, materiales, cambio de horario de levantarse, cambio en la rutina, etc. Todo esto con la idea de llegar 15 minutos antes a la oficina. ¿Por qué llegar 15 minutos antes? Acá mis razones:

1) El tráfico es menor y el transporte está más vacío. Ahora utilizo el transporte público y salir 15 minutos antes han hecho una gran diferencia. Hay más espacio y se puede viajar cómodamente sentado en la gran cantidad de asientos que están disponibles.

2) Se puede evitar el impacto de retrasos en el transporte: Nunca falta: una avería, lluvia, marchas, encharcamientos, caos vehicular, etc. Esos 15 minutos me han ayudado a llegar a tiempo a diversas citas, aún a pesar de todos esos percances.

3) Menor estrés: Si el tren se va deteniendo, si hubiera un accidente o si por el contrario, el transporte avanza rápidamente, el nivel de estrés que genera la hora de entrada disminuye y hasta se disfrutan los trayectos.

4) Actualizar los pendientes: Los 15 o 20 minutos que tengo sin compañeros ni jefes permiten que uno se enfoque en la revisión de los pendientes o en terminar un escrito o un análisis. Esos minutos son como oro molido para comenzar teniendo una victoria motivacional para el día.

5) Escribir en el blog: Como hoy, que pude llegar minutos antes, pude redactar algunas líneas de mi sitio (que andaba medio abandonado) y publicarlas.

6) El kiosko de cafés no está tan lleno: luego entonces tienes tu café más rápido para terminar de despertar.

 

Aunque uno pudiera llegar a pensar que se están regalan 15 minutos a la empresa, en realidad yo creo que lo estamos regalando es un colchón de tranquilidad para nuestras vidas.

 

Saludos y espero sus comentarios.

Las fotocopias

Posted in consultoría, Procesos by charlsmalagon on julio 21, 2010

Un día, acompañé a una amiga a realizar unas compras a un centro comercial. Cuando estaba realizando el pago, le pidieron que debía llevar una fotocopia de su credencial, la cual debería entregar al momento de recoger sus productos que le entregarían una semana después, y poder hacerle válida una promoción. Pasó el tiempo y me pidió que la acompañara a recoger la compra que había realizado aquella tarde. Cuando íbamos llegando recordé que le habían pedido la fotocopia de su credencial y le pregunté si la traía. Ella respondió que no, pero que muy probablemente no sería necesaria. Imaginé que previamente, ya la había enviado por fax o por correo electrónico. Al entrar y preguntar por su producto, lo primero que hicieron fue pedirle su fotocopia. Obviamente, no la traía consigo. Su siguiente paso fue tratar de convencer a la persona que nos atendía para que nos entregara sin la copia, pero no fue posible: “Es necesaria la fotocopia para que le pueda entregar”, dijo amablemente. Obviamente nos vimos obligados a salir del centro comercial y buscar un centro de copiado. En alguna otra ocasión acompañé a un amigo a hacer un trámite en un módulo del gobierno. De manera similar a la historia previa, le habían pedido fotocopias y no las llevaba. Trató de convencer a la señorita del mostrador que lo atendieran sin las copias y obviamente lo regresaron.

¿Le suena familiar?

Hace un par de días me puse a analizar esta situación y me pregunté: ¿Por qué la gente trata de saltarse pasos en los procesos?

Entiendo que vivimos en una sociedad burocrática, donde hacer un trámite implica muchísimo papeleo, muchísimos requisitos y bastantes filas para ser atendido. Pero… ¿por qué no llevar las copias?

Imaginemos un escenario distinto: pongámonos en el supuesto de que usted está encargado de procesar en su sistema cierta información que le llega capturada en un archivo de Excel. Este archivo tiene el formato y los campos necesarios, así como la distribución adecuada para que la información se capture adecuadamente. ¿qué sucede si, por mala suerte o por testarudez o solo por hacerle “la mala-jugada”, se lo entregaran en word? Obviamente nos comunicaríamos inmediatamente con el responsable para que se hiciera la corrección, ¿no es así?. Imagine ahora que le dice por el teléfono: “Hay, no seas malo, dame chance, pásamelo así y el que sigue ya te lo entrego en el formato, es que he tenido mucho trabajo, etc. etc. bla. bla.” Ahora trate de imaginar que esta situación le pasa con 10, o con 100, o con 1001 personas. Diario.

¿Estresante? Sin duda. ¿Desgastante? Tampoco hay duda. Ahora ustedes me dirán: “Es también cansado que, para hacer cualquier trámite, es necesario sacar muchas copias”. Y tienen toda la razón. Yo mismo me encuentro en medio de un trámite con la Comisión Federal de Electricidad y no ha sido nada lindo. Ni sencillo. Y también ha requerido bastantes copias. Pero, sigo con la pregunta que planté anteriormente: ¿por qué no llevar las copias?

La mayoría de las empresas, corporaciones y entidades del gobierno tienen definidos procesos -o al menos tienen unas reglas para trabajar (y en algunos casos ni eso, pero en fin)- para realizar las diversas actividades y llevar el control de las transacciones que realizan. Ustedes mismos, dentro de sus trabajos, deben realizar algunas actividades para que la empresa lleve el control de su trabajo. Obviamente, no en todas las empresas son los adecuados, ya no se diga que son los más eficientes ni mucho menos que están “automatizados” ni “sistematizados”, pero ésta situación, estos “controles”, implican que existen ciertos requerimientos (de información o documentación) que son necesarios cubrir para pasar a la siguiente “etapa” dentro del proceso (ya sea para la entrega de una compra o el inicio de un trámite ante el gobierno, o bien, el registro de una información en un sistema). Muy probablemente las “benditas” copias son parte de esos “controles” que son necesarios para que usted, querido lector, pueda continuar con su trámite.

Para que un proceso funcione, la gente que participa en él, ya sea como cliente o como usuario, debe apegarse a las reglas “del juego” y apropiarse del mismo. Apropiarse significa que, primeramente, es necesario conocerlo, aprenderlo de memoria y, luego, proponer mejoras y eficientar la atención al cliente. Esto con la idea de que sea, primeramente, funcional y luego, eficiente. Por otro lado, cuando uno desconoce el proceso y busca “facilitar” que avance, se da pie a que se caiga en prácticas  de corrupción que únicamente afectan el desarrollo del trabajo de las personas, pero creo que eso es otro tema que pronto estará publicado por acá.

Ahora que has leído esto, ¿seguirás llegando sin tus copias al trámite aquel que tienes pendiente?

Espero sus comentarios.