La Vocación de Tlacuilo

¿Es tu agenda de verdad tuya?

Posted in Administrar el tiempo by charlsmalagon on agosto 2, 2013

Hace poco reflexionaba al respecto de como mi agenda se saturaba con un sin fin de juntas, de las que algunas veces, ni estaba enterado o no tenía el contexto. Curiosamente todas las personas que conozco, generalmente tienen juntas o conferencias y cuando están en ellas, las más de las veces están trabajando en su computadora (y algunas veces al preguntarles algo, casi casi hay que sacarlas de su trance).

Un día, un asistente a una junta de esas que son más técnicas que El Santo, al salir de 2 horas donde el únicamente estuvo clavado en su computadora sin aportar dudas o comentarios me dijo: “Bueno, ahora si a trabajar”. Me quedé pensando sobre lo que había estado haciendo todo ese tiempo mientras nosotros tratábamos de solucionar el mundo (del proyecto).

Toma ventaja de tu agenda

Desde hace dos semanas me aventuré a hacer un cambio en la forma en la que mi agenda se va llenando y entonces, decidí ir un paso adelante y me adueñé de mi agenda.

El lunes a primera hora, hice una revisión de mis pendientes e identifiqué aquellos que me requerían con concentración plena o con una buena cantidad de tiempo sin interrupciones para poder completarlos, entonces, tomé mi agenda y comencé a apartar en “citas” mi tiempo para hacer dichas tareas.

Debo confesar que no esperaba que fuera tan fructífero el ejercicio.

Me ha permitido resolver temas importantes antes de que se “calienten” y se vuelvan urgentes. Para mi:

Un tema importante que no se atiende a tiempo y conscientemente se vuelve en un tema urgente.

Sin duda, es necesario hacer un esfuerzo bastante fuerte para: 1) apegare a tus horarios planeados; y 2) sortear las distracciones.

Ahora mismo, redacto este post en el tiempo que me he auto-agendado para realizarlo. Estoy empezando a que mi agenda sea de verdad mía.

Una última reflexión:
La verdadera “Gestión del tiempo” implica la definición de que tareas vas a realizar y -aunque pareciera obvio- del objetivo/lugar al que quieres llegar al realizar esas tareas.

Saludos.

Cierra la puerta y sigue avanzando

Posted in Administrar el tiempo, Consultoría y Proyectos by charlsmalagon on julio 26, 2013

¿Te ha pasado que hay veces que no recuerdas si cerraste bien la puerta del auto o si activaste la alarma?

A mi me ha pasado varias veces y me genera mucha angustia. A tal grado que debo ir a confirmar si esta bien cerrada la puerta.

Hace poco reflexionaba sobre la importancia de cerrar adecuadamente las puertas de los proyectos que dirijo y llegué a la conclusión de que, el cierre de un proyecto es tan importante como todas las otras etapas, ¿Por qué? Porque si no lo hacemos correctamente, sucede lo mismo que con la puerta de nuestro auto en la que no estamos seguros de haber cerrado: genera angustia.

Confirma el cierre con el equipo

La vida de proyecto es acotada. La vida de un producto de un proyecto no necesariamente.
Consideremos el desarrollo de una página web.
Si la empresa no es muy grande no habrá problema, pero si es una empresa grande, donde existen áreas especializadas para proyectos y desarrollos, no formalizar la entrega puede llevar a un problema serio. ¿Cómo sabrá tu equipo de soporte o el área responsable de presupuestar el gasto recurrente de dicho portal, si no les aviso? No cerrar propiamente puede traer consecuencias a la empresa, no sólo por incumplimiento presupuestal, sino por la no previsión de los gastos que el día a día reclama la solución -el producto del proyecto- arrojó.

El cierre es fundamental para asegurarte que la puerta tiene el seguro y no será necesario volver a abrirla en el futuro, eliminando el estrés que eso podría generar.

Saludos.

¡Auto-sabotaje!

Posted in Administrar el tiempo, Negocios y vida by charlsmalagon on mayo 10, 2012

¿Cuántas veces ha comenzado algo y lo deja sin terminar por no ser constante o por no tener los elementos suficientes para completarlo?

¿Alguna vez ha tenido todo un plan y a la mitad del camino lo deja incompleto?

Algunas veces tener la intensión no es suficiente, ¡hay que evitar el autosabotaje!

Si alguna vez se ha quedado a mitad del camino, le aseguro que no fue por falta de ganas o por falta de interés, mucho tiene que ver que nos hemos encontrado ante diversas dificultades y, las mas de las veces, las usamos como un pretexto para después terminar abandonado. Teníamos nuestro plan, teníamos nuestras ganas, pero nos cometimos autosabotaje.

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¿Qué es lo que quiere lograr hoy?

Así, de cuates, ¿qué es lo que quieres lograr hoy?

¿Terminar de revisar esa propuesta?

¿Finalizar la construcción de ese plan?

¿Salir a correr?

¿Preparar una cena con los amigos?

¿Ir al cine?

¿Aprender algo nuevo en la clase de italiano?

¿Descansar? ¿Leer? ¿Escribir?

¿Hay algo que te mueve hoy para hacer algo?

Es curioso pero, existen más motivadores que el dinero para hacer un trabajo. Están el prestigio, la experiencia, el orgullo, el honor de servir o el gusto de mejorar este mundo. Hay muchas cosas que nos motivan a hacer cosas y ahora les pregunto, ¿Ha decidido qué quiere hacer hoy? ¿Que quiere conseguir hoy?

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¿Por qué queremos ser -mas- productivos?

Posted in Administrar el tiempo, consultoría by charlsmalagon on abril 20, 2012

¿Qué es lo que buscas cuando dices que quieres ser mas productivo? Existen una gran cantidad de blogs que se dedican a proporcionar informacion, recomendaciones y herramientas para que seas mas productivo, incluido este blog, pero, ¿A que nos referimos con eso?

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¿Una firma es suficiente?

Posted in Administrar el tiempo, Consultoría y Proyectos, Negocios y vida by charlsmalagon on julio 25, 2011

Dentro de las actividades diarias es común encontrar que las personas imprimen y solicitan la firma de documentos. Esta práctica es para asegurar que la persona ha leído el documento y ha entendido la responsabilidad de lo que está aceptando al emitir dicha firma. Por otro lado sirve para que “respaldarse” de cierta información que podría ser sensible. Pero, ¿sucede en la realidad?.
Pocas personas leen los documentos que firman y principalmente se debe a la carga de trabajo y pendientes que tienen en su bandeja de entrada. La consecuencia: Retrabajo (en el mejor de los casos) y “caos” en el peor. Firmar algo por firmar puede traernos muchas consecuencias, jurídicas, laborales o personales. Esta es una tarea más de los miles que tienes en tu bandeja de entrada y estás convirtiéndote en el “cuello de botella” para cerrar ese tema.

¿Qué debes hacer?

1) No firmar sin estar enterado de las consecuencias/implicaciones que tiene el documento. Cuando iniciaba en esto de los proyectos una vez firmé un documento que comprometía al proyecto a varios aspectos que no estaban dentro del alcance. Afortunadamente antes de regresarlo lo pasé a mi director el cual me dijo al entrar a su oficina: “¿Acaso usted tiene la mano ligera? Acaba de firmar algo a lo que no podemos comprometernos.” Lección aprendida.
2) Como una tarea más, debe procesarse como todas las otras. Esto significa que deberá dedicar varios minutos (en mi caso “pomodoros”) para leerlo y asegurarse de la conveniencia de firmar el texto.
3) Solicite el tiempo que consideres que te llevará revisarlo. Al igual que cuando hacemos una cita,al momento que te dicen cuándo debes entregarlo es el momento adecuado para negociar la fecha de entrega. Sólo tú conoces tus capacidades y tus responsabilidades y puedes establecer claramente el tiempo para hacer una buena revisión.
4) Utilizar un par de horas el fin de semana. Lo se: El fin de semana es sagrado y no deberá mezclarse con el trabajo, sin embargo cuando se trata de revisar información importante o muy extensa considero que un par de horas establecidas podrán ayudar a que realices la eliminación de ese pendiente.
5) Los resúmenes no funcionan. Aunque es muy tentador, las personas no deberán solicitar un resumen del documento ya que hay elementos que podrían perderse al realizar la síntesis y que podrían afectar a su empresa o trabajo.

¿Ustedes han firmado sin leer algún documento? ¿les ha impactado de alguna forma? Saludos y gracias por sus comentarios.

Juega hockey y habla por móvil… ¡si es que puedes!

Posted in Administrar el tiempo, Negocios y vida by charlsmalagon on enero 10, 2011

Hace poco hablé  sobre no estar disponible y ganar tiempo para trabajar. En ese artículo mencioné las “puertas abiertas de comunicación” que manejamos en nuestra vida y la forma  en la cual podrían afectar nuestra concentración y eficiencia. Una de esas puertas es nuestro querido e inseparable teléfono celular, móvil o smart-phone. El avance de las tecnologías nos ha puesto al alcance de la mano nuestro e-mail, nuestras redes sociales y otras fuentes inagotables de interrupciones que hemos dejado que tomen  el control de  nuestras vidas. Que roben nuestro tiempo.

Multitareas.

Hace poco leí que, como resultado de una investigación, se descubrió que la gente que tiende a realizar muchas cosas a la vez, y que comúnmente se les llama “multitareas”, son significativamente menos eficientes que las personas que no lo son (vea artículo de la HBR aquí). En otro artículo leí que cuando uno habla por celular mientras se conduce, el cerebro se desconcentra a tal grado, que es equivalente a haber fumado 2 cigarrillos de marihuana.

Desenfoque+Distracción+Dispersión=Retrabajo.

Tiempo es dinero. No debemos aprender a trabajar más rápido, creo que debemos aprender a trabajar inteligentemente. Si tengo un dispositivo que equivale a fumar un par de porros cuando estoy trabajando, ¿no debería considerar dejarlo un poco de lado?

Jugar Hockey.

He practicado este deporte desde que estaba en la secundaria. Me apasiona. Juego la posición de defensa y el nivel de concentración que se requiere cuando un par de delanteros del equipo al que enfrentamos inician un contra-ataque debe ser total: observas los hombros del que conduce el disco, para saber si piensa seguir por la banda o piensa hacer un corte hacia el centro; de reojo miras al otro contrincante que se aproxima por el centro de la pista y que podría recibir un pase; tienes que considerar las dimensiones de la pista para no atropellar a tu portero; debes estar al pendiente por si pierde el control del disco y entonces poder iniciar un contra-ataque a nuestro favor… todo esto en cuestión de milésimas de segundo. Necesitas estar concentrado, para poder reaccionar adecuadamente a cualquier movimiento. ¿Se imaginan que en ese instante, justo cuando el contrincante que maneja el disco decide mandar un pase al centro, sonara mi celular ruidosamente?, ¿se imaginan que dejara la acción de la jugada y contestara el teléfono? Estoy seguro que el guardameta estaría muy molesto conmigo por haberme distraído. Me imagino que usted ha de tener alguna actividad que le apasione y que requiera de toda su concentración para que salga adecuadamente un resultado esperado. Imagine que está en un concurso de baile y, justo a punto de hacer la última vuelta doble para terminar una excelente rutina, su móvil le avisa que tiene un e-mail y se detiene para dar lectura. Imagine que su trabajo es una actividad que le apasiona y le demanda toda su concentración y está en medio de una negociación y de repente suena su celular y… Espere un momento: ¡eso pasa todo el tiempo!

Focus.

¿Cree usted que si se mantuviera haciendo una actividad, de manera concentrada, enfocada, podría terminar más rápido? ¿Cuántas veces se ha encontrado dando una presentación de un avance o alguna información importante y ha tenido que detenerse y retomar el tema porque algunos de su audiencia ha tenido que dejar la reunión por contestar su celular? ¿Cuántas veces ha tenido que dejar una reunión y perder el “hilo” de la conversación por atender una llamada? Enfoque. Dese la oportunidad de tener un tiempo para concentrarse y terminar esa reunión lo antes posible, para ahora sí, poder atender esas llamadas. Enfoque sus energías. Enfoque su concentración. Enfoque su inteligencia para trabajar. Vuelva a enfocar. Apague su celular. Dedique una media hora, una hora, una tarde, una mañana para atender ese pendiente completamente y luego, devuelva esas llamadas.

En algún momento de mi vida, tenía que atender pendientes, llamadas, juntas, revisión de avances, resolución de problemas, y un largo etcétera que usted debe conocer. Además me daba el lujo de tener encendido el celular, el msn, el twitter, el _____ (ponga la lista interminable de cosas que usted quiera o que tenga ahora mismo activado). Desenfocado. Aunque no sentía mucho estrés, si sentía que trabajaba muchísimo pero el avance era poco: No estaba trabajando inteligentemente. Estaba más bien haciendo “multitarea” y eso me estaba llevando hacia no lograr los resultados que esperaba.

Hace poco que pensé en la paradoja de jugar hockey y hablar por teléfono al mismo tiempo. Fue impresionante darme cuenta que mi trabajo también me apasiona, ¿por qué entonces, no sigo la misma práctica que cuando estoy en un partido, con respecto al celular?. Como ya se ha convertido en costumbre, anoto algunas sugerencias que he aplicado en mis actividades diarias que me han sido útiles para enfocarme en mis tareas y evitar “jugar hockey y hablar por móvil”. Siéntanse libres de  aportar las que crean necesarias.

1. Celular mudo y quieto: Cuando esté por entrar a una reunión, ponga su celular en silencio en lugar de la opción de vibración y colóquelo en el lugar que acostumbre. Una vez que la reunión avance su cerebro se centrará en los temas en desarrollo y olvidará que su celular está recibiendo llamadas o mails. Cuando termine la reunión, regrese a la configuración normal y devuelva las llamadas necesarias.

2. Termine la tarea: cueste lo que cueste: Cuando inicie una tarea, no se detenga hasta conseguirla. No deje que nadie ni nada le quite ese momento de inspiración para completar ese pendiente que lo traía vuelto loco o que le ha costado mucho trabajo en concretar. Nada ni nadie debe interrumpirlo. ¡NADIE!

3. Dame 2 minutos: . Cuando su jefe o algún compañero le interrumpa en medio de ese trance creativo-laboral de completar una tarea, aplique la frase: “dame 2 minutos, si no se me escapa la idea“. Le aseguro que no le volverán a molestar (y usted puede tomarse más de 2 minutos).

4. Usted es el maestro: usted controla a su celular (no su celular lo controla a usted): ¿Por qué la urgencia de dar respuesta instantánea a cualquier bip que genere nuestro smartPhone? Usted es el que debe decidir cuándo sacar provecho a esa conexión de internet móvil, a esos mensajes sms y a ese maravilloso medio de comunicación llamado teléfono. Mucho menos deberá atender cuando está en medio de una tarea (vea punto 2 de esta lista).

5. Dedique específicamente un  tiempo para hacer llamadas y enviar mensajes: Aunque no lo crea, es necesario que se de un espacio específico para realizar este tipo de tareas. Sea para llamar a su madre, enviar un mensaje a su novi@, hacer alguna reservación, consultar saldos en el banco, cumplir con tareas de comunicación de su plan de proyecto, etc.

6. Ponga ringtones  y sonidos diferentes para identificar que actividad acaba de suceder en su celular: Si usted puede identificar entre una actualización de facebook, un mail, un sms; o si es su mamá o su jefe quien le llama, podría decidir antes de revisar su celular, qué acción tomar con respecto a ese evento.

¿Se les ocurren o aplican otros?

Saludos.

El maravilloso arte de no estar disponible… y ganar tiempo.

Posted in Administrar el tiempo, Negocios y vida by charlsmalagon on noviembre 9, 2010

El sitio de Time Manager Ninja es uno de mis favoritos. Publican información muy útil, sus ideas son sencillas, e interesantes, y uno se encuentra reflejado en algunas de sus entradas. Una de las entradas que más me ha gustado se llama “Don’t Knock Twice” y me ha inspirado para reflexionar sobre la importancia del tiempo que dedicamos a estar comunicados. La reflexión la puse en esta entrada de blog y espero que la encuentren interesante.

Rápido.

La comunicación actualmente es instantánea: Un clic. Número celular. Un tweet. Un msn.  Un SMS. Encontrar o ponerse en contacto con alguien es cuestión de segundos. Encuentro, sin embargo, una gran amenaza para la productividad. Esta “instantaneidad” en la comunicación es un ladrón de tiempo, sobre todo, cuando contamos con un acceso a internet rápido, como es el caso de la mayoría de las oficinas (excepto la mía, pero ya habrá tiempo para quejarse de ella en otra ocasión).

Es maravilloso poder contar a tus amigos lo que hiciste el fin de semana y que, inmediatamente, escriban un comentario a la foto que acabas de publicar en Facebook o echar una leída a los TimeLines de las personas que seguimos en Twitter. La tecnología nos ha puesto a la disponibilidad de todos los que quieran encontrarnos, pero, ¿Qué sucede cuando estamos en el trabajo y alguno de nuestros contactos intenta localizarnos por cualquiera de estos innumerables medios existentes, aunque nosotros estemos ocupados? Nos localiza. Nos marcan en medio de una junta u otra llamada. Nos envía correos o Mensajes de celular o por medio del Ping o cuales quiera de las “puertas” que hemos dejado disponibles para ser localizados. ¿Es necesario contar con tantos medios de comunicación? ¿es necesario estar siempre disponible? Es ahí donde inicia la reflexión del día y sobre el maravilloso arte de no estar disponible… y ganar tiempo.

“Ladrón de tiempo” contra “no estar disponible”.

Existen actividades que requieren de nuestra total atención y una distracción puede implicar una gran sobrecarga de re-trabajo. Hacer las cosas bien, a la primera, no es sencillo, uno requiere de estar con todos los sentidos enfocados a obtener un buen resultado. En nuestras computadoras, he notado que tenemos el messenger abierto (en las que lo permiten), tenemos twitter (con alguna de las aplicaciones que nos permiten enterarnos en todo momento las actualizaciones y que nos avisa por medio de un sonido), tenemos facebook y su servicio de mensajería. Tenemos el teléfono tradicional, el correo electrónico y, por supuesto, nuestro celular de última tecnología que nos permite revisar todo lo anterior, en la palma de nuestra mano. ¿Cómo es posible, entonces, que podamos concentrarnos teniendo tantos medios de comunicación disponibles y activos? ¿Cómo es posible que podamos administrar tantas comunicaciones teniendo tantas cosas que hacer?. Estoy convencido de que las personas “multitareas” que son eficientes son muy pocas. Generalmente, las personas que les gusta hacer varias cosas al mismo tiempo son menos efectivas y requieren más re-trabajo para completar una tarea (y hablo considerando a las personas que han trabajado conmigo o que han formado parte de mi equipo de trabajo).

¡Estamos vulnerable ante los feroces ataques de la gente que requiere comunicarse con nosotros! Y nosotros les abrimos cada vez más puertas para que nos comuniquen.

Puerta mostrada, puerta que será tocada.

Mi caso es este: uso mesenger, twitter, correo electrónico, teléfono fijo, teléfono celular y SMS. En este caso tengo 6 canales de comunicación. Si consideramos que por cada servicio tengo 5 personas con las que me comunico continuamente por estos medios, tengo, al menos, 30 opciones de puertas que son tocadas… a diario. Algunos (los más insistentes) me incluyen en dos o tres de esas puertas. Un buen día, una persona trataba de localizarme. Me marcó como 25 veces, me mandó como 10 SMS, dejó como 5 mensajes de voz; me envió dos correos y creo que hasta palomas mensajeras envió. En ninguno de los casos atendí. Me encontraba en una reunión definiendo una nueva estrategia y poder cerrar un contrato. Obviamente, en medio de la discusión con el cliente, no iba a sacar mi celular y atender el tema que, si bien era importante, no era trascendental para mí en ese instante. Mis energías debían estar centradas en la negociación y no en atender las puertas que llamaban. De las 6 puertas que tengo en mi comunicación, 4 fueron tocadas. Dicen en mi pueblo que: “al buen entendedor, pocas palabras”, y en este caso aplicaría en la siguiente redacción: “Si no te contesté las primeras 2 llamadas y el segundo SMS, ¿qué te hace pensar que te contestaré a la tercera llamada? Y el mensaje entre líneas es muy claro: NO ESTOY DISPONIBLE.

No estoy disponible.

Se que ustedes dirán: “A lo mejor tu trabajo te permite tomarte esas atribuciones, pero yo dependo de que me confirmen cuestiones por teléfono”. Lo entiendo y estoy de acuerdo, pero, ¿Cuantas de las llamadas que reciben al día son realmente “super-trascendentales” como para que se considere que si no las contestas el mundo podría caerse a pedazos?. No me respondan: medítenlo. Hace un rato, mientras estaba en una reunión, una persona me marcó. No contesté el teléfono. Cuando le envié un mensaje para saber si podía ayudarle en algo o si pasaba algo, me contestó: “Te marqué porque quería molestarte y hacerte una broma”.

Dígame, honestamente: ¿Necesita tener encendido todo el día el mensajero?. Estoy seguro que si usted está en un proyecto en el que necesita estar en contacto con gente que está en otro continente, lo usará como una buena herramienta. Uno de mis jefes, recientemente se fue a Bruselas a coordinar un proyecto. Únicamente nos pusimos en comunicación 2 veces por este medio en los 3 meses que estuvo por allá. Estoy seguro que si él o yo hubiéramos tenido una urgencia, nos hubiéramos enviado un correo o, si fuera de vida-o-muerte, me hubiera marcado. No sucedió. ¿Necesitamos todo el día Twitter? ¿Facebook?

Mi jefe me comentó hace poco que leyó sobre unas estadísticas y que entre los mayores robadores de tiempo que hay en las oficinas son las redes sociales.

Eliminar las puertas ayuda a tener más tiempo para trabajar.

Es impresionante la cantidad de tiempo que uno puede navegar por páginas, pasando de un tema a otro. También se puede pasar mucho tiempo conversando con personas por chat o ver un sinnúmero de fotos por Facebook. Esto toma tiempo. Tiempo que probablemente deberías estar empleando en otras cosas más importantes o trascendentales para su trabajo. Yo he tomado algunas acciones a fin de eliminar las puertas y se las comparto a fin de que me den sus comentarios o me apoyen con algunas que ustedes hayan desarrollado.

  1. Uso el MSN al mínimo. Todas las mañanas llego y saludo a todos mis contactos que están en línea. Esta es una costumbre mía y lo hago para establecer un pequeño diálogo o enterarme de cosas importantes del día anterior o para charlar un rato con mis amigos. Dedico unos 30 minutos para esto y posteriormente, cierro mi sesión. La gente de la oficina que necesita comunicarme algo, me envía un mail o me llama, si es más urgente.
  2. Leo mi Twitter 5 veces al día. Antes utilizaba la herramienta llamada TweetDeck, pero ahora prefiero usar la herramienta “Twitter”. Hice el cambio porque en la primera, cada que había una actualización de cualquier persona, emitía una alerta y eso me distraía de lo que estaba haciendo. Ahora reviso twitter cuando voy rumbo a la oficina, al medio día, después de comer, al salir de la oficina y por las noches.
  3. Utilizo los favoritos de twitter para marcar las ligas interesantes que alguien comparte. Esto lo hago para no perder esa información que me llama la atención y para poder leerlo con calma cuando me doy el tiempo para navegar y revisar mis fuentes RSS.
  4. Evito contestar el celular en medio de reuniones o en medio de un “pomodoro”. El celular se ha convertido en un arma de dos filos, aunque me permite estar en contacto con mis clientes y/o con la gente de la empresa con la que trabajo, también puede ser un peligro contestar a todas las llamadas porque… bueno, no todas ellas son importantes.
  5. Evito usar Facebook en la oficina (y ahora ya casi no lo uso ni en casa).
  6. Dejo recado en la contestadora del celular, cuando no me contestan. Cuando intento localizar a alguien en su celular y no me contesta, asumo que está ocupado, por ello, dejo el mensaje en su celular de manera que pueda saber el asunto que tenía que tratar y saber la importancia del asunto que tengo. De la misma forma, esperaría que todos los que me marcan pudieran dejar recado (aunque muy pocos lo hacen).
  7. Trabajo bajo el esquema de “pomodoros”. Esta técnica de trabajo inventada por un italiano, permite que la concentración de una persona sea total en un tiempo de 25 minutos.
  8. Contacto a mis amigos por medio de un SMS para saber si están ocupados, si no contestan es porque en realidad están ocupados.

No tengan miedo en ir cerrando las puertas y disminuir los “sutiles robos de tiempo” que éstos les generan: estoy seguro que si logran disminuir esas pequeñas interrupciones terminarán sus pendientes a tiempo, podrán salir a tiempo de sus oficinas y podrán reunirse con sus amigos o familia a compartir una rica cena. (:

Espero sus comentarios.