La Vocación de Tlacuilo

¿Qué es lo que quiere lograr hoy?

Así, de cuates, ¿qué es lo que quieres lograr hoy?

¿Terminar de revisar esa propuesta?

¿Finalizar la construcción de ese plan?

¿Salir a correr?

¿Preparar una cena con los amigos?

¿Ir al cine?

¿Aprender algo nuevo en la clase de italiano?

¿Descansar? ¿Leer? ¿Escribir?

¿Hay algo que te mueve hoy para hacer algo?

Es curioso pero, existen más motivadores que el dinero para hacer un trabajo. Están el prestigio, la experiencia, el orgullo, el honor de servir o el gusto de mejorar este mundo. Hay muchas cosas que nos motivan a hacer cosas y ahora les pregunto, ¿Ha decidido qué quiere hacer hoy? ¿Que quiere conseguir hoy?

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¿Por qué queremos ser -mas- productivos?

Posted in Administrar el tiempo, consultoría by charlsmalagon on abril 20, 2012

¿Qué es lo que buscas cuando dices que quieres ser mas productivo? Existen una gran cantidad de blogs que se dedican a proporcionar informacion, recomendaciones y herramientas para que seas mas productivo, incluido este blog, pero, ¿A que nos referimos con eso?

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Entrevista en “Solo Personal Autorizado”

Posted in consultoría, Productividad by charlsmalagon on abril 12, 2012

Hace algunos días tuve la oportunidad de participar en el excelente podcast de “Solo Personal Autorizado”, que conduce la talentosa Angie de la Vega (a la cual pueden seguir en twitter en su cuenta @angiedelavega). En este podcast pudimos hablar sobre la importancia de planear y su impacto para el logro de las metas que nos planteamos.

Los invito a que nos escuchen en esta liga y que nos den comentarios.

Aprovecho también para invitarlos a que me acompañen en esta segunda temporada de este su blog “La vocación de Tlacuilo-Pochteca: El blog para Trabajar inteligentemente”.

¡Saludos y bienvenidos de vuelta.

Colecta: Un cuento ayuda a sanar

Posted in Consultoría y Proyectos by charlsmalagon on noviembre 15, 2011

Colecta de fin de año: Un cuento ayuda a sanar.

Cuando un niño se enferma, su estado de ánimo se convierte en un factor determinante para su evolución. En ese sentido, el suministro de actividades lúdicas, particularmente juegos, música y lectura, es un recurso indispensable para lograr su recuperación.

Los niños que se encuentran en el Hospital Infantil de México Federico Gómez, en su mayoría, consiguen aliviarse. El Patronato del Hospital y los grupos de voluntarios, suelen organizar diversas actividades con el fin de entretenerlos y mejorar su estado anímico. Dentro de estas actividades está la lectura de cuentos a los pequeños que están en espera de un tratamiento o están en recuperación.

A pesar de que el Hospital cuenta ya con una Biblioteca, el acervo no es suficiente para todos los pequeños pacientes. Muchos libros están deteriorados y algunos otros se pierden. Por lo tanto, es importante estar alimentando con frecuencia el acervo. La población del Hospital se constituye mayoritariamente de niños entre los 4 y 10 años, pero también atienden a bebés y adolescentes hasta los 17 años.

El próximo 3 de diciembre, elgrupo de voluntarios “Amigos del Patronato” estará presentando un cuento de Navidad para los niños del Hospital. Al terminar la presentación, ya es costumbre, que los voluntarios entreguen juguetes a lo pequeños. Este año, estamos muy interesados en apoyar la construcción de una mayor y mejor biblioteca y estamos contando con su generosidad y voluntad para hacerla crecer.

CÓMO APOYAR:
Deberás conseguir un libro infantil que quieras donar y a un amigo que te quiera apoyar regarándote otro, de esa forma podrás apoyarnos con 2 libros. Si no consigues amigo, ¡no importa!, tu aportación ayudará a los niños del Hospital.

QUÉ TIPO DE LIBRO:
Puede ser nuevo o usado (que se encuentre en buen estado y limpio), para niños de 4 a 10 años y que contenga temas apropiados para animar a los niños.

DÓNDE SE PUEDEN REALIZAR LAS DONACIONES:
Las colectas serán en dos lugares:

SEDE 1: Abuelo Agustín.

Fecha: Miércoles 16 de Noviembre.
Hora: A partir de las 8pm.
Lugar: Junto al Restoran “Abuelo Agustín”, Insurgentes Sur 1660, Col. Florida . Después iremos a echar un churro con chocolate, por si gustan.

SEDE 2: Librería el Sótano de Coyoacán.

Fecha: Domingo 27 de Noviembre.
Hora: A partir de las 12 del día hasta las 3:30 pm.
Lugar: Junto a la librería “El Sótano” de Coyoacán, Miguel Ángel de Quevedo No. 209, Col. Romero de Terreros.

MÁS INFORMACIÓN:
Si aún quieres saber más o quieres saber otras opciones para hacer tu donación, acá te dejamos los contactos:

Angie de la Vega, @angiedelavega en twitter, angelicadelavega@gmail.com

Charls Malagon, @charlsmalagon, charlsmalagon@me.com o en sus comentarios en este blog.
Y también puedes echarle un ojo a las actividades de voluntariado en el blog “Los niños de Federico

De ante mano: MIL GRACIAS.
—-

Actualización:
Aunque ya pasó la colecta, pero ustedes quiere donar libros o ropa, les recomiendo contactar a Angie de la Vega a través de los medios siguientes:

Angie de la Vega, @angiedelavega en twitter, angelicadelavega@gmail.com

13 reflexiones de lo vivido en casi un año de proyecto

Posted in Consultoría y Proyectos by charlsmalagon on septiembre 28, 2011

Llevamos casi un año en el proyecto en el que estoy participando y estas son las reflexiones que tengo en este momento.

Se las comparto, esperando que les sean útiles y que puedan compartir las que ustedes hayan tenido a lo largo de sus proyectos. Aunque aplican directamente a un proyecto, creo que también podrían aplicarse a las tareas diarias, ¿ustedes qué opinan?

  1. El tiempo se va tan rápido que debes tener perfectamente planeado qué tareas vas a realizar, incluyendo comunicaciones, reuniones, gestiones, etc.
  2. En los proyectos la cantidad de tareas que van surgiendo tienen un crecimiento exponencial, aprende a priorizar y a hacer que las cosas se hagan.
  3. Conforme la presión y el tiempo avanza, las ganas y el impulso con el que se inició el proyecto va decayendo, no olvides auto-motivarte y ayudar a tu equipo, co-equiperos y jefes a mantenerse con una actitud ganadora.
  4. Levanta la mano por ayuda cuando lo requieras.
  5. Evita subestimar los riesgos.
  6. Todos los días, tras la jornada, reflexiona de tus logros y tus fallas: Los logros te ayudarán a reforzar tus buenas habilidades. Tus fallas a reflexionar qué cosas puedes mejorar.
  7. Hay tareas repetitivas, anótelas en un post-it dividido en 5 secciones y cada día realízalas al iniciar tu jornada, eso evitará bastantes dolores de cabeza.
  8. Busca algo que ayude al equipo a mejorar la forma en que realiza el trabajo, sin que esto se convierta en una tarea que te robe tiempo de hacer lo que el proyecto requiere de tí.
  9. Siempre ten a la mano los datos que consideres relevantes o importantes, en mi caso, en la parte trasera de mi libreta tengo los porcentajes de avances (real y planeado) de los subproyectos de manera que pueda hacer comparaciones rápidas.
  10. Las tareas o definiciones que tienes que revisar con alguien, agrúpalas en una lista que lleve el nombre de la persona y llévala contigo siempre. De esta forma, cuando tengas unos minutos con ella antes o después de una junta, podrás revisar las más posibles, sin necesidad de estar enviando miles de correos.
  11. Evita enviar correos ccp. Sólo en caso de que sea algo muy importante.
  12. Anota todos tus pendientes. ¡Siempre! No importa que sea una tarea muy pequeña.
  13. Cuando lo consideres necesario y empieces a sentirte “quemado” charla con tu jefe y pídele un día en el que sepas que tienes pocos pendientes para poder cambiar de aires (y si no te puedes ir de pinta, al menos trabajar desde otro ambiente)

¡BONUS!: ¡Trate de divertirse!

 

¡Saludos!

El poder (oculto) de 25 minutos

Posted in Consultoría y Proyectos by charlsmalagon on agosto 24, 2011

¿Cómo hacen para resolver todos esos asuntos importantes y urgentes cuando se tienen tantos distractores apareciendo a nuestro alrededor? ¿Cómo hacen para redactar ese delicado mail para informar los cambios de alcance o un riesgo que debe atenderse inmediatamente? A mi parecer hay 2 factores que son necesarios para hacer esas tareas delicadas: concentración y tiempo. Estos tiempos nos es prácticamente imposible tener las 2 cosas… y mucho menos en la oficina. En nuestro lugar de trabajo suena el teléfono, la ventan del mensajero enciende y apaga -informándonos que alguien nos está escribiendo-, alertas de correos entrantes, sms, twitter, Facebook; no se diga de las reuniones y cuando tu jefe te llama para consultarte algo, así como un largo etcétera que ustedes saben bien. Esta situación me llevó a pensar en cómo puede, en medio de tanto caos, darse uno tiempo, concentración y espacio para cumplir con nuestras encomiendas de una forma que no enloquezcamos en medio de tanto estrés y me encontré que la respuesta está en el poder oculto de 25 minutos.

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Guía para sobrevivir al correo electrónico (parte 2)

Posted in Consultoría y Proyectos by charlsmalagon on agosto 15, 2011

Esta es la segunda parte de la Guía para sobrevivir  al correo electrónico.

La primera parte la puedes consultar aquí.

6. Carpetas especiales: “Pendientes” y “En espera”. Los correos que debemos tener muy presentes son aquellos que demandan que hagamos algo o que estamos esperando respuesta para continuar con nuestro trabajo. He ahí donde está el trabajo que hay que realizar. Cuando uno recibe un correo y se pregunta “¿Debo hacer algo?” y la respuesta es SI, hay que enviarlo a una carpeta especial que llamaremos “@Pendientes”. Nótese que utilizo una aroba (@) antes del nombre. Este símbolo nos permitirá que la carpeta se coloque al principio de todas las que tenemos de referencia y podremos localizarla mucho más sencillo. Es importante que, al realizar la revisión de los correos, no debemos lanzarnos a dar respuesta: “PRIMERO DEBEMOS PONERLOS EN LA CARPETA DE PENDIENTES”, ya que en este momento no nos estamos enfocando en “atender”, sino en organizar lo que tenemos pendiente. Si al revisar los mails encontramos algo que podemos resolver en menos de 2 minutos, puedes realizarlo en ese instante. Todo asunto que ha sido resuelto, deberá pasar a la carpeta de almacenaje que corresponda, pero sólo si requiere un esfuerzo de menos de 2 minutos.
Cuando encontramos un correo que implica la retroalimentación de alguien más o una información extra, debemos colocarlo en una carpeta a la que llamaremos “@En Espera”.

7. Correo Zero. Cuando la bandeja de entrada está en cero, es el momento de realizar la revisión de la carpeta @Pendientes y evaluar las cosas que son importantes y las que son urgentes.

8. Revisión de correo. Parte de la filosofía del CorreoZero implica que uno no debe estar revisando sus correos cada 2 minutos porque nos puede distraer de lo que estamos haciendo (Ver mi post de “intenta jugar hockey y hablar por móvil… si es que puedes“). En mi caso, reviso mis correos “hasta” el medio día, después de la comida y 1 hora antes de salir de la oficina. Esto permite que te concentres en las cosas que debes hacer. Ya estoy escuchándote preguntar: “Y si llega algo muy urgente, ¿cómo me voy a enterar?”. La respuesta es muy sencilla: A la persona que le urge te va a marcar por teléfono o va a ir hasta tu lugar a decirte: “Surgió algo mega urgente, te mandé un correo que dice… bla bla bla”.

9. Respaldo. Una buena práctica es realizar el respaldo de tus correos al menos una vez al mes. Hay quienes hacen su respaldo semanalmente, pero yo considero que una vez al mes es buena práctica. También es importante que de manera periódica respaldes y elimines de tu correo aquellos correos de proyectos que ya han terminado o que ya tienen un par de años en tu computadora.

10. Elimine la opción de “autoalmacenar”. Outlook tiene una opción en la que de manera automática guarda en una carpeta los archivos “viejos”. Mi sugerencia es que no dejes que la máquina realice esa función, ya que con la distribución de carpetas que has construído tendrás a la mano todo lo que es útil. Si dejas que lo almacene, tendrás que realizar varios pasos extra para encontrar la información que necesitas.

¿Algún otro tip que se les ocurra para manejar sus correos que creen que valga la pena compartirse?

Gracias por su lectura.

Guía para sobrevivir al correo electrónico (parte 1)

Posted in Consultoría y Proyectos by charlsmalagon on agosto 8, 2011

¿Cuántos correos tienes en tu inbox sin leer? ¿Cómo sabes cuáles son útiles y cuales no? ¿Cómo identificas cuáles implican que hagas algo o que es sólo de referencia? Este es uno de los misterios que trataremos de develar hoy a través de esta “guía para sobrevivir al correo electrónico”.

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¿Una firma es suficiente?

Posted in Administrar el tiempo, Consultoría y Proyectos, Negocios y vida by charlsmalagon on julio 25, 2011

Dentro de las actividades diarias es común encontrar que las personas imprimen y solicitan la firma de documentos. Esta práctica es para asegurar que la persona ha leído el documento y ha entendido la responsabilidad de lo que está aceptando al emitir dicha firma. Por otro lado sirve para que “respaldarse” de cierta información que podría ser sensible. Pero, ¿sucede en la realidad?.
Pocas personas leen los documentos que firman y principalmente se debe a la carga de trabajo y pendientes que tienen en su bandeja de entrada. La consecuencia: Retrabajo (en el mejor de los casos) y “caos” en el peor. Firmar algo por firmar puede traernos muchas consecuencias, jurídicas, laborales o personales. Esta es una tarea más de los miles que tienes en tu bandeja de entrada y estás convirtiéndote en el “cuello de botella” para cerrar ese tema.

¿Qué debes hacer?

1) No firmar sin estar enterado de las consecuencias/implicaciones que tiene el documento. Cuando iniciaba en esto de los proyectos una vez firmé un documento que comprometía al proyecto a varios aspectos que no estaban dentro del alcance. Afortunadamente antes de regresarlo lo pasé a mi director el cual me dijo al entrar a su oficina: “¿Acaso usted tiene la mano ligera? Acaba de firmar algo a lo que no podemos comprometernos.” Lección aprendida.
2) Como una tarea más, debe procesarse como todas las otras. Esto significa que deberá dedicar varios minutos (en mi caso “pomodoros”) para leerlo y asegurarse de la conveniencia de firmar el texto.
3) Solicite el tiempo que consideres que te llevará revisarlo. Al igual que cuando hacemos una cita,al momento que te dicen cuándo debes entregarlo es el momento adecuado para negociar la fecha de entrega. Sólo tú conoces tus capacidades y tus responsabilidades y puedes establecer claramente el tiempo para hacer una buena revisión.
4) Utilizar un par de horas el fin de semana. Lo se: El fin de semana es sagrado y no deberá mezclarse con el trabajo, sin embargo cuando se trata de revisar información importante o muy extensa considero que un par de horas establecidas podrán ayudar a que realices la eliminación de ese pendiente.
5) Los resúmenes no funcionan. Aunque es muy tentador, las personas no deberán solicitar un resumen del documento ya que hay elementos que podrían perderse al realizar la síntesis y que podrían afectar a su empresa o trabajo.

¿Ustedes han firmado sin leer algún documento? ¿les ha impactado de alguna forma? Saludos y gracias por sus comentarios.

De cómo 15 minutos le pueden ahorrar disgustos.

Posted in consultoría, Procesos by charlsmalagon on julio 7, 2011

Esta semana inicié con un nuevo hábito: adelantarme unos minutos a la llegada a la oficina. Implicó una serie de cambios en el proceso que tenía para iniciar el día: Preparación de ropa, preparación de alimentos, materiales, cambio de horario de levantarse, cambio en la rutina, etc. Todo esto con la idea de llegar 15 minutos antes a la oficina. ¿Por qué llegar 15 minutos antes? Acá mis razones:

1) El tráfico es menor y el transporte está más vacío. Ahora utilizo el transporte público y salir 15 minutos antes han hecho una gran diferencia. Hay más espacio y se puede viajar cómodamente sentado en la gran cantidad de asientos que están disponibles.

2) Se puede evitar el impacto de retrasos en el transporte: Nunca falta: una avería, lluvia, marchas, encharcamientos, caos vehicular, etc. Esos 15 minutos me han ayudado a llegar a tiempo a diversas citas, aún a pesar de todos esos percances.

3) Menor estrés: Si el tren se va deteniendo, si hubiera un accidente o si por el contrario, el transporte avanza rápidamente, el nivel de estrés que genera la hora de entrada disminuye y hasta se disfrutan los trayectos.

4) Actualizar los pendientes: Los 15 o 20 minutos que tengo sin compañeros ni jefes permiten que uno se enfoque en la revisión de los pendientes o en terminar un escrito o un análisis. Esos minutos son como oro molido para comenzar teniendo una victoria motivacional para el día.

5) Escribir en el blog: Como hoy, que pude llegar minutos antes, pude redactar algunas líneas de mi sitio (que andaba medio abandonado) y publicarlas.

6) El kiosko de cafés no está tan lleno: luego entonces tienes tu café más rápido para terminar de despertar.

 

Aunque uno pudiera llegar a pensar que se están regalan 15 minutos a la empresa, en realidad yo creo que lo estamos regalando es un colchón de tranquilidad para nuestras vidas.

 

Saludos y espero sus comentarios.